Termos & Condições
1. Disposições Iniciais
As presentes condições gerais de utilização regulamentam a relação entre a Hexónio Consulting Lda (doravante designada por Hexónio) e a empresa ou organização Cliente (doravante designado como Cliente) utilizador da solução informática DPO Agenda disponibilizada em regime SaaS (software as a service – utilização de programa informático como serviço), ou por instalação direta em servidor próprio do Cliente, doravante designado como serviço.
A Hexónio disponibiliza através do seu site dpoagenda.eu uma solução informática dentro do âmbito e relacionada com o regulamento europeu de proteção de dados pessoais designado por RGPD (Regulamento Geral de Proteção de Dados) ou GDPR (General Data Protection Regulation), em inglês, como também é comummente designado. Quaisquer alterações a este regulamento não são da responsabilidade da Hexónio, nem a obrigam a qualquer atualização da solução DPO Agenda, sendo no entanto sua intenção proceder a atualizações da mesma sempre que o achar justificável.
Os presentes Termos e Condições, podem ser alterados a qualquer momento, pelo que aconselhamos os Clientes à sua leitura periódica ou pelo menos, em altura de contratação ou extensão do serviço. A versão mais atualizada dos presentes Termos e Condições encontra-se disponível no site dpoagenda.eu, podendo o seu conteúdo ser acedido, impresso ou guardado localmente a qualquer momento.
2. Contrato
Estes Termos e Condições (ou qualquer contrato particular quando aplicável), determinam os termos do contrato da relação entre a Hexónio e o Cliente para uso da solução DPO Agenda. Ao preencher os dados necessários solicitados nos formulários de adesão, o Cliente terá de fornecer os seus dados fiscais e legais. Por estas razões, deve garantir que reúne as condições necessárias e legais para o fazer.
O Cliente é a entidade que assina o contrato. Durante o processo de adesão terá igualmente de indicar o seu contacto de modo a que possamos em caso de necessidade, contactar o representante da empresa.
Ao facultar-nos os seus dados de contacto, autoriza a comunicação da nossa parte, em relação a novas atualizações do DPO Agenda e a outros produtos ou serviços oferecidos pela Hexónio. Para todas as comunicações indispensáveis e inerentes à relação contratual do serviço prestado, será considerado como contacto, o representante da empresa na altura de adesão.
O contrato de utilização da solução DPO Agenda é efetuado por períodos de um ano, ou conforme oferta disponível.
3. Processo de adesão
O processo de adesão para uso da solução DPO Agenda é realizado em quatro passos consecutivos:
- Escolha da opção de oferta que mais se adequa à dimensão e necessidade da sua empresa ou organização;
- Preenchimento do formulário respetivo, que permite firmar a sua intenção de aquisição do serviço escolhido;
- Pagamento do valor associado às opções escolhidas, adicionado das taxas legais em vigor;
- Ativação da solução DPO Agenda, registo de utilizador DPO e comunicação dos dados de acesso ao Cliente.
A Hexónio terá um prazo máximo de 72 horas úteis para ativar e disponibilizar a solução DPO Agenda ao Cliente. O Cliente será informado dentro desse prazo, por email, das suas credenciais de acesso.
4. Extensão do contrato
Consideram-se extensões do contrato:
- As situações de prolongamento do direito à utilização da solução DPO Agenda por períodos consecutivos de um ano, doravante designadas como licenças anuais;
- A evolução para soluções disponíveis, mais completas funcionalmente e consideradas superiores à solução até ao momento adquirida, doravante designadas por upgrades.
5. Novas versões da solução
A Hexónio pode a qualquer altura disponibilizar uma nova versão do DPO Agenda, sendo no entanto da sua responsabilidade manter a compatibilidade com os dados anteriormente inseridos.
As novas versões podem ser consequência de:
- Anomalias verificadas e corrigidas;
- Alterações ao RGPD;
- Novas funcionalidades.
6. Finalização do contrato
O contrato estará em vigor até à sua data de finalização, calculada e comunicada no início do contrato ou na sua extensão.
Não existem renovações automáticas. O Cliente receberá no mês anterior à data de finalização do seu contrato, um aviso por email com as indicações necessárias para proceder à renovação do mesmo.
Qualquer das partes, a Hexónio ou o Cliente, podem em qualquer altura rescindir o contrato com a outra parte sem justificação. Neste caso, é da responsabilidade da Hexónio manter o acesso à solução DPO Agenda até à data prevista de fim de contrato, sendo-lhe conferido o direito da não renovação. Da parte do Cliente, a rescisão do contrato é efetuada pela não adjudicação da sua extensão em final de contrato.
O contrato pode ser rescindido por justa causa, quando uma das partes não cumpra alguma das cláusulas previstas da sua responsabilidade e não proceda à sua regularização, num período máximo de trinta dias após comunicação pela outra parte, reportando o incidente. Em caso de rescisão por justa causa, o Cliente pode pedir o reembolso correspondente ao período pré-pago e não utilizado. Ficam excluídos deste reembolso, o custo de instalação e o período utilizado (meses incompletos).
7. Responsabilidades e segurança
7.1 Acessos e dados
É da responsabilidade do Cliente, controlar os acessos à solução DPO Agenda. A solução DPO Agenda vem de base configurada com um utilizador, o qual é o responsável pela parametrização da solução, como seja a concessão do acesso aos restantes utilizadores do Cliente. Deve assim informá-los sobre as normas de conduta e boas práticas na utilização do DPO Agenda. Os utilizadores registados em nome do Cliente devem cumprir as normas básicas de segurança incluindo:
- Aceder à solução DPO Agenda apenas em redes seguras;
- Manter as suas credenciais privadas não cedendo em caso algum, o seu acesso pessoal;
- Atualizar periodicamente a sua chave de acesso ou sempre que esta possa estar de algum modo comprometida;
- Não fazer uso da plataforma como repositório de documentos que não estejam diretamente relacionados com o RGPD;
- Não utilizarem o seu acesso para a prática de atos ilícitos contra a Hexónio, o Cliente ou quaisquer terceiros;
- Avisar a Hexónio sempre que detetar uma eventual falha de segurança.
O Cliente é igualmente responsável por manter os seus dados de contacto actualizados, como sejam a morada, pessoa de contacto ou quaisquer outros solicitados durante e após o processo de contratação.
A Hexónio é responsável pela segurança dos dados no seu todo, seja diretamente, seja por contrato com alguma entidade terceira à qual pode adjudicar serviços. Qualquer solução de segurança adicional, com vista ao reforço e fiabilidade da mesma, será implementada globalmente e não de modo distinto para cada um dos Clientes. Nesta vertente, a Hexónio compromete-se a:
- Manter um sistema de cópias de segurança, atualizadas semanalmente, para o Cliente;
- Oferecer o seu serviço usando nas comunicações com os servidores, métodos seguros de transmissão.
7.2 Propriedade
A Hexónio é e será em qualquer circunstancia, titular exclusiva dos direitos de propriedade industrial, intelectual ou quaisquer outros, relacionados com o seu website dpoagenda.eu e da solução DPO Agenda.
A subscrição do serviço de utilização da solução DPO Agenda, não pode ser interpretada como uma qualquer transferência de direito de propriedade sobre quaisquer direitos, para o Cliente ou para qualquer utilizador registado.
Todo o conteúdo, informações, imagens e demais dados publicados em dpoagenda.eu e na solução DPO Agenda é propriedade exclusiva da Hexónio, que reserva todos os direitos sobre o mesmo.
É expressamente proibido alterar, reproduzir, publicar, transmitir a terceiros e/ou realizar qualquer outro ato relacionado com estes conteúdos, sem prévia autorização por escrito da Hexónio.
Qualquer violação dos direitos de autor, marca registada ou outra propriedade intelectual por parte do Cliente ou seus utilizadores, poderá resultar numa penalização civil e/ou criminal para o mesmo.
A Hexónio reserva-se o direito de proibir a utilização do serviço contratado a qualquer Cliente, ou seus utilizadores, que infrinjam qualquer destes direitos.
7.3 Disponibilidade do serviço
O serviço contratado será disponibilizado pela Hexónio ao Cliente sem quaisquer restrições respeitante à quantidade de utilizações, tempo ou horários, desde que sejam cumpridas os Termos e Condições expressos neste documento e que validam na sua integra o contrato de serviços. Qualquer indisponibilidade prevista do serviço, será comunicada aos Clientes com a maior antecedência possível e deverá ocorrer preferencialmente em horários não úteis.
A disponibilidade do serviço está no entanto relacionada com diversos fatores alheios à vontade da Hexónio, não podendo esta ser responsabilizada pela disponibilidade do acesso à rede pública de dados, pela parte do Cliente ou pela parte de outras empresas terceiras. Adicionalmente acresce o referido no ponto “Força maior” das disposições diversas.
7.4 Proteção de dados e confidencialidade
A Hexónio garante, quer na vigência do contrato, quer após o seu termo, a total confidencialidade das informações que lhe tenham sido fornecidas pelo Cliente.
A Hexónio garante, que após o termo do contrato, todos os dados do Cliente constantes na solução DPO Agenda, assim como as respetivas cópias de segurança, são guardadas por um período de um mês, sendo apagadas dentro do período máximo de três meses.
A Hexónio garante, que os dados facultados pelo Cliente para elaboração do contrato de serviços, são mantidos apenas pelo período legal e/ou obrigatório.
8. Disposições diversas
8.1 Publicidade
Durante o processo de adesão, poderá ter a possibilidade de autorizar a Hexónio a fazer referência à sua empresa ou organização dentro do âmbito da solução DPO Agenda. Qualquer referência poderá incluir o nome da empresa ou organização, logotipo, link para o site institucional do Cliente, zona geográfica e dados sobre sector de actividade.
8.2 Reclamações e Sugestões
Qualquer reclamação ou sugestão relacionada com o serviços de utilização da solução DPO Agenda, poderá ser comunicado por correio eletrónico para o endereço solution@dpoagenda.eu tendo a garantia da nossa apreciação.
8.3 Força maior
A Hexónio ou os seus representantes, o Cliente, assim como qualquer um dos seus utilizadores, não poderão ser considerados responsáveis, por questões de disponibilidade ou desempenho do serviço contratado, causadas por falhas fora do respetivo âmbito de atuação, como por exemplo, mas não de forma exclusiva, falhas nos servidores de alojamento, ciber ataques, falhas de energia, greves, motins, ataques terroristas, guerra ou ações governamentais.
9. Resolução
9.1 Direito de livre resolução
O Cliente tem o direito de livre resolução do contrato de prestação de serviços sem necessidade de indiciar qualquer motivo.
O prazo para o exercício do direito de resolução expira após 14 dias de calendário a contar do dia em que o serviço é ativado, exceto nos casos de inexistência do direito de livre resolução seguidamente enumerados.
A fim de exercer o seu direito de livre resolução, o Cliente deve comunicar à Hexónio a sua decisão de resolução do presente contrato, por meio de uma declaração inequívoca por correio eletrónico para contract@dpoagenda.eu mencionando no assunto “term”. O Cliente, será contactado com vista ao reembolso da importância devida.
Para que o prazo de livre resolução seja respeitado, basta que a sua comunicação referente ao exercício do direito de livre resolução seja enviada antes do termo do prazo de resolução.
9.2 Efeitos da livre resolução
Em caso de resolução do presente contrato, ser-lhe-ão reembolsados os pagamentos efetuados, sem demora injustificada e, em qualquer caso, o mais tardar 14 dias a contar da data em que a Hexónio for informada da sua decisão de resolução do presente contrato, assim como dos dados necessários para reembolso.
Os reembolsos são efetuados por transferência bancária não incorrendo o Cliente em quaisquer custos adicionais, que não os custos diretos da transferência bancária e /ou envio da carta de resolução.
9.3 Inexistência do direito de livre resolução
O Cliente não pode resolver livremente o contrato de prestação de serviços, com direito a reembolso, decorridos o prazo de livre resolução e/ou quando algum dos seus utilizadores não cumpriu as responsabilidades e normas básicas de utilização, descritas no ponto 7.1.
9.4 Resolução Final
O Cliente terá 30 dias a contar da data em que recebe o reembolso para o rejeitar. Caso não rejeite o reembolso durante estes 30 dias, o reembolso constituirá a resolução final e na íntegra de toda e qualquer reivindicação que possa ter relacionada com a Hexónio, decorrente ou associada à utilização do serviço contratado.
10. Disposições Finais
Estas condições de utilização podem ser atualizadas em qualquer momento pela Hexónio e disponibilizadas publicamente no seu website dpoagenda.eu, de forma a responder às exigências jurídicas ou às alterações de funcionamento.
O acesso ou utilização dos serviços contratados posteriores à publicação de uma nova versão deste documento no website dpoagenda.eu pelo Cliente, serão consideradas como um sinal inequívoco de que o mesmo leu, aceitou e compreendeu os Termos e Condições alterados.
10.1 Invalidade Parcial
A invalidade, total ou parcial, de qualquer das cláusulas dos presentes Termos e Condições não afetará a validade das restantes condições e disposições ora estipuladas, assim como não prejudicará a sua validade como um todo, mais se comprometendo expressamente o Cliente e respetivos utilizadores do serviço DPO Agenda a não invocar contra a Hexónio, qualquer invalidade que possa vir a ser declarada. Essa disposição inválida deverá ser substituída por uma disposição válida que reflita, da forma mais similar possível, o efeito económico e/ou comercial estabelecido pela disposição considerada inválida.
10.2 Disposições Diversas
Se o Cliente violar estes Termos e Condições a Hexónio poderá, a qualquer momento, exercer os seus direitos ou adotar qualquer medida relativamente a essa violação.
As notificações a serem efetuadas a qualquer das partes serão efetuadas por escrito e entregues por correio eletrónico (salvo se estiver em causa o envio de uma notificação para efeitos de processo judicial) ou por correio pré-pago. Qualquer notificação enviada pela Hexónio, será para o endereço de correio eletrónico declarado no formulário em altura de adesão ao serviço contratado.
10.3 Direito aplicável / Foro
As condições do presente contrato ficam sujeitas à lei portuguesa. Qualquer litígio ou questão emergente da interpretação, incumprimento ou execução dos presentes Termos e Condições será apreciado e decidido pelo foro da comarca de Lisboa.
Ao adquirir o direito ao serviço de utilização da solução DPO Agenda, o Cliente declara ter todo o conhecimento e ter compreendido todo o conteúdo dos presentes Termos e Condições, declarando aceitar estes termos na sua plenitude.
Ao utilizar o serviço contratado, o Cliente e todos os utilizadores por ele registados, expressamente declaram ter-lhes sido convenientemente comunicados os presentes Termos e Condições, mais declarando ter tomado perfeito e integral conhecimento e ter compreendido inteiramente todo o seu conteúdo, condições e implicações, declarando ainda aceitar, sem quaisquer reservas, estes Termos e Condições na sua plenitude.
Qualquer dúvida sobre estes Termos e Condições, por favor contactar os serviços administrativos da Hexónio por correio eletrónico para services@dpoagenda.eu